Een goede boekhouder vinden is voor veel Nederlandse bedrijven en accountantskantoren geen sinecure. De arbeidsmarkt voor financieel personeel is krap, wervingskosten lopen op en de zoektocht naar een geschikte kandidaat kan maanden duren. Steeds meer organisaties kiezen daarom voor een alternatief: een boekhouder inhuren die op afstand werkt, zonder de risico’s en kosten van een traditionele vaste aanstelling.
In dit artikel leggen we uit wat er allemaal komt kijken bij het inhuren van een boekhouder, welke opties je hebt, en waarom remote finance professionals steeds vaker de slimste keuze zijn voor Nederlandse mkb-bedrijven en accountantskantoren.
Waarom is een boekhouder inhuren zo lastig geworden?
De vraag naar financieel personeel in Nederland is de afgelopen jaren flink gestegen, terwijl het aanbod van ervaren boekhouders juist krimpt. Het gevolg: vacatures staan wekenlang open, salarissen stijgen en bedrijven moeten vaak genoegen nemen met minder ervaren kandidaten. Voor kleinere bedrijven en accountantskantoren die snel extra capaciteit nodig hebben, is dit een serieus probleem.
Daarnaast brengt het vast in dienst nemen van een boekhouder de nodige verplichtingen met zich mee: een langdurig contract, werkgeverslasten, verlofopbouw en het risico dat de werkdruk na verloop van tijd weer terugvalt. Voor tijdelijke pieken, projecten of structurele ondersteuning is dat niet altijd de meest praktische oplossing.
Financiële administratie uitbesteden als alternatief
Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun financiële administratie uit te besteden aan een externe professional in plaats van zelf iemand aan te nemen. Dit heeft een aantal duidelijke voordelen:
- Geen langdurige verplichtingen. Je huurt capaciteit in voor zolang je die nodig hebt, of dat nu enkele uren per week is of een volledige remote finance afdeling.
- Snel starten. In plaats van maanden te wachten op de juiste kandidaat, kan een ervaren finance professional vaak al binnen enkele dagen aan de slag.
- Kostenbesparing. Je betaalt geen wervingskosten, geen werkgeverslasten en geen kosten voor leegloop.
- Toegang tot specialistische kennis. Denk aan ervaring met specifieke boekhoudsystemen, sectorkennis of tijdelijke expertise voor een jaarafsluiting of controle.
Voor accountantskantoren is dit model bovendien ideaal om pieken in de administratieperiode of het aannemen van nieuwe klanten op te vangen zonder het eigen team permanent uit te breiden.
Debiteurenbeheer en crediteurenbeheer uitbesteden
Naast algemene boekhouding kiezen veel bedrijven ervoor om specifieke onderdelen van hun financiële processen uit te besteden, zoals debiteurenbeheer en crediteurenbeheer. Een gestructureerd debiteurenbeheer zorgt ervoor dat facturen op tijd worden betaald en dat de cashflow gezond blijft, terwijl goed crediteurenbeheer voorkomt dat betalingen aan leveranciers worden gemist of te laat worden verwerkt.
Dit zijn processen die veel tijd kosten, maar die zich uitstekend lenen voor remote ondersteuning. Een toegewijde remote medewerker debiteuren- of crediteurenbeheer kan deze taken volledig overnemen, waardoor het interne team zich kan focussen op strategischer werk.
Werken met Moneybird, Exact Online en andere systemen
Een veelgehoorde zorg bij het inhuren van externe finance professionals is: kent deze persoon ons boekhoudsysteem? Gelukkig is dit tegenwoordig zelden een probleem. Ervaren remote boekhouders hebben doorgaans kennis van de meest gebruikte Nederlandse boekhoud- en ERP-systemen, waaronder AFAS, Exact Online, Twinfield, CaseWare en Moneybird.
Vooral een Moneybird boekhouder is populair bij kleinere ondernemingen en zzp’ers, omdat Moneybird laagdrempelig en overzichtelijk is. Door te kiezen voor een professional die al ervaring heeft met dit systeem, verloopt de samenwerking vanaf dag één soepel, zonder dat er kostbare tijd verloren gaat aan inwerken.
Wanneer heb je een interim CFO of interim business controller nodig?
Naast operationele boekhouding hebben veel groeiende bedrijven op bepaalde momenten behoefte aan strategisch financieel leiderschap, zonder dat daar direct een vaste functie voor nodig is. Denk aan situaties zoals:
- Een fusie, overname of herstructurering
- Het opzetten van financiële rapportages en KPI’s
- Het voorbereiden van een investeringsronde
- Tijdelijke afwezigheid van de huidige CFO of controller
In dit soort situaties biedt een interim CFO de ervaring en het overzicht om op korte termijn koers te zetten, terwijl een interim business controller zorgt voor grip op de cijfers, budgettering en managementinformatie. Beide rollen kunnen prima op afstand worden ingevuld, zeker wanneer de organisatie al gewend is om digitaal en flexibel samen te werken.
De voordelen van remote finance teams
Het inhuren van losse specialisten is één ding, maar veel bedrijven en accountantskantoren gaan een stap verder en bouwen een volledig remote finance team op. Denk hierbij aan een combinatie van een boekhouder, een medewerker debiteuren- en crediteurenbeheer en een controller, die samen de volledige financiële administratie verzorgen.
De voordelen hiervan zijn duidelijk:
- Schaalbaarheid. Je kunt eenvoudig op- of afschalen op basis van de actuele werkdruk.
- Continuïteit. Bij ziekte of verlof van één teamlid valt de rest van het team niet stil.
- Lagere totale kosten. Vergeleken met een volledig intern team bespaar je op overhead, kantoorkosten en secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Focus op kernactiviteiten. Terwijl het remote team de financiën beheert, kan het management zich richten op groei en klanten.
Hoe kies je de juiste partner voor het inhuren van een boekhouder?
Bij het selecteren van een partij om een boekhouder in te huren, is het belangrijk om op een aantal zaken te letten:
- Screening en selectie. Werkt de partij met zorgvuldig gescreende kandidaten op basis van ervaring, vaardigheden en communicatie?
- Kennis van Nederlandse boekhoudsystemen. Sluit de ervaring van de kandidaat aan bij de software die jouw organisatie gebruikt?
- Beschikbaarheid tijdens Nederlandse kantooruren. Werkt de professional op tijden die aansluiten bij jouw team, zodat direct contact altijd mogelijk is?
- Flexibiliteit in op- en afschalen. Kun je de samenwerking eenvoudig aanpassen aan veranderende behoeften?
- Transparante tarieven. Zijn de kosten helder, zonder verborgen verrassingen?
Veelgestelde vragen over het inhuren van een boekhouder
Wat kost het om een boekhouder in te huren?
De kosten hangen af van het gewenste profiel, de ervaring, benodigde softwarekennis en het aantal uren per week. Bij remote finance professionals liggen de tarieven vaak lager dan bij een vaste aanstelling of een lokaal accountantskantoor, omdat je geen wervingskosten, werkgeverslasten of overheadkosten betaalt.
Hoe snel kan een externe boekhouder starten?
In veel gevallen kan een ervaren remote boekhouder al binnen enkele dagen aan de slag, in plaats van de weken tot maanden die een traditionele wervingsprocedure vaak kost.
Is het uitbesteden van financiële administratie veilig?
Ja, mits je werkt met een partij die kandidaten zorgvuldig screent op ervaring, vaardigheden en integriteit. Let daarnaast op duidelijke afspraken over gegevensbeveiliging en toegang tot je boekhoudsysteem.
Kan ik een boekhouder inhuren voor slechts een paar uur per week?
Ja, dat is juist een van de grote voordelen van remote finance talent. Je huurt precies de capaciteit in die je nodig hebt, of dat nu een paar uur per week is of een volledig team.
Werkt een remote boekhouder met mijn huidige boekhoudsysteem?
De meeste ervaren remote boekhouders hebben kennis van veelgebruikte systemen zoals Moneybird, Exact Online, AFAS, Twinfield en CaseWare. Bij de start van de samenwerking wordt meestal gekeken welke ervaring het beste aansluit bij jouw software.
Wat is het verschil tussen een boekhouder inhuren en een interim controller of CFO inschakelen?
Een boekhouder richt zich op de dagelijkse financiële administratie, zoals facturatie, debiteuren- en crediteurenbeheer en periodieke afsluitingen. Een interim controller of CFO houdt zich juist bezig met sturing op cijfers, rapportages en strategische beslissingen. Beide rollen kunnen los of gecombineerd worden ingehuurd, afhankelijk van de behoefte van jouw organisatie.
Kan ik op- of afschalen als de werkdruk verandert?
Ja, dat is een belangrijk voordeel van remote finance oplossingen. Je kunt de samenwerking eenvoudig uitbreiden of inkrimpen wanneer de situatie in jouw organisatie daarom vraagt, zonder de verplichtingen van een vast dienstverband.
Conclusie
Een boekhouder inhuren hoeft niet te betekenen dat je maandenlang moet wachten op de juiste kandidaat of dat je vastzit aan een langdurig en kostbaar dienstverband. Door te kiezen voor remote finance professionals kunnen Nederlandse bedrijven en accountantskantoren snel, flexibel en kostenefficiënt de benodigde expertise inschakelen, van dagelijkse boekhouding en debiteurenbeheer tot strategische ondersteuning via een interim CFO of business controller.
Ben je op zoek naar extra capaciteit binnen jouw finance team? Neem vrijblijvend contact op om te ontdekken welke oplossing het beste bij jouw organisatie past.